Übungsleiter verwalten – alles an einem Ort
Kontaktliste in Excel, Lizenzen im Ordner, Trainingszeiten im Aushang, Stundensätze im Kopf des Kassiers: In vielen Vereinen ist das Wissen über die Übungsleiter auf viele Stellen verteilt. Der Digitale Verein bringt Übungsleiter, Gruppen, Trainingszeiten, Vergütung und Abrechnung an einer Stelle zusammen – für jede Abteilung und mit den Rechten, die zu jeder Rolle passen.
Was zur Übungsleiter-Verwaltung gehört
Ein Sportverein mit mehreren Abteilungen hat schnell dreißig, fünfzig oder mehr Übungsleiter. Über jeden muss der Verein einiges wissen und regeln:
- wer er ist und wie man ihn erreicht – und ob er noch Zugang haben soll,
- welche Lizenz er hat und wann sie ausläuft,
- welche Gruppen er in welcher Abteilung trainiert und wer ihn vertritt,
- nach welchen Sätzen er vergütet wird, auch wenn für ihn eine Ausnahme gilt,
- und am Ende, ob seine Abrechnung da, geprüft und bezahlt ist.
Liegt das in verschiedenen Listen, muss jede Änderung an mehreren Stellen nachgezogen werden, und die Frage „Wer trainiert eigentlich dienstags die Jugend?“ beantwortet nur, wer zufällig Bescheid weiß. Eine Übungsleiter-Verwaltung führt das zusammen.
Was sich an einer Stelle regeln lässt
Die Bereiche der Übungsleiter-Verwaltung in Der Digitale Verein.
Übungsleiter und Zugänge
Stammdaten, Kontakt und Zugang aller Übungsleiter an einer Stelle. Neue ladet ihr selbst ein, ausgeschiedene sperrt ihr wieder – ohne uns dafür zu brauchen. Angemeldet wird per Fingerabdruck oder Gesichtserkennung statt mit einem weiteren Passwort.
Lizenzen und Qualifikationen
Übungsleiterlizenzen mit Gültigkeitsdatum hinterlegen und sehen, welche demnächst auslaufen – damit die Fortbildung rechtzeitig gebucht ist. Das zählt doppelt, wo der Landessportbund Zuschüsse nur für Übungsleiter mit gültiger Lizenz zahlt.
Abteilungen und Trainingsgruppen
Turnen, Fußball, Leichtathletik – jede Abteilung mit eigenen Übungsleitern, Tätigkeitsarten und Vergütungssätzen. Je Trainingsgruppe legt ihr fest, wer sie führt und wer vertritt; daraus ergibt sich, wer was sehen und erfassen darf. Wer in mehreren Abteilungen trainiert, ist in jeder mit eigener Vergütung eingetragen.
Trainingsplan mit Gültigkeitszeitraum
Wochentag, Uhrzeit, Dauer und Ort je Gruppe – daraus entstehen die Trainingstermine von selbst. Ändert sich der Plan zum Halbjahr, bleibt der alte für die vergangenen Monate stehen. Ferien und Feiertage eures Bundeslands stehen gleich im Kalender.
Vergütung je Übungsleiter
Eure Vergütungsordnung tragt ihr einmal ein: Stundensätze, Pauschalen, je Tätigkeitsart verschieden und nach Stundenzahl gestaffelt. Wer für eine einzelne Tätigkeit anders vergütet wird, bekommt genau dafür eine Ausnahme – keine eigene Vergütungsordnung je Person.
Teilnehmer und Anwesenheit
Je Trainingsgruppe die Teilnehmer mit Name und Jahrgang, in der Halle am Smartphone abgehakt. Daraus entsteht die Auslastung jeder Gruppe über das letzte Jahr – hilfreich, wenn über Hallenzeiten oder eine zusätzliche Gruppe entschieden wird.
Ein Training im Kalender: wer es geleitet hat und wer von der Gruppe da war.
Jede Rolle sieht, was sie angeht
Vorstand und Administration
- sieht den ganzen Verein
- legt Abteilungen an und vergibt Rollen
- hinterlegt Logo und Bundesland
Abteilungsleitung
- sieht ihre Abteilung auf einen Blick
- pflegt Gruppen, Trainingsplan und Vergütung
- prüft und gibt Abrechnungen frei
Übungsleiter
- erfasst Trainings und Anwesenheit
- erstellt und reicht Abrechnungen ein
- sieht Vergütung und Freibetrag
Wer prüft und wer auszahlt, legt ihr je Abteilung fest – das sind zwei verschiedene Personen. Teilnehmer sind nur innerhalb der Abteilung sichtbar, in der sie trainieren, und die Daten eures Vereins liegen in einer eigenen Datenbank, getrennt von allen anderen Vereinen.
Und am Ende: die Abrechnung
Weil Übungsleiter, Trainingszeiten und Vergütung schon an einer Stelle liegen, ist die Abrechnung nur noch der letzte Schritt. Nach jedem Quartal legt die Software für jeden Übungsleiter an, was aussteht, und erinnert per E-Mail. Die Abteilungsleitung sieht auf einem Schirm, was freigegeben ist, was noch in Prüfung und von wem noch etwas fehlt.
So läuft die Übungsleiter-Abrechnung Schritt für Schritt ab →
Die Übungsleiter-Verwaltung gehört zur Variante Pro für den ganzen Verein. Die kostenlose Basis-Variante, die gerade in Vorbereitung ist, richtet sich an einzelne Übungsleiter, die ihre eigenen Stunden erfassen und abrechnen wollen. Was genau in welcher Variante steckt, steht in der Funktionsübersicht.
Häufige Fragen zur Übungsleiter-Verwaltung
Was gehört zur Übungsleiter-Verwaltung im Verein?
Alles, was ein Verein über seine Übungsleiter wissen und regeln muss: Kontaktdaten und Zugänge, Lizenzen mit ihrem Ablaufdatum, welche Gruppen jemand in welcher Abteilung trainiert, nach welchen Sätzen er vergütet wird – und am Ende die Abrechnung seiner Stunden.
Ersetzt Der Digitale Verein unsere Mitgliederverwaltung?
Nein. Der Digitale Verein ist auf Übungsleiter, Trainingsbetrieb und Abrechnung spezialisiert und läuft neben eurer Mitgliederverwaltung. Von Teilnehmern einer Trainingsgruppe werden nur Name und Jahrgang erfasst, soweit ihr die Anwesenheit festhalten wollt.
Kann ein Übungsleiter in mehreren Abteilungen tätig sein?
Ja. Wer etwa im Turnen und in der Leichtathletik trainiert, ist in beiden Abteilungen eingetragen und wird in jeder nach deren eigener Vergütungsordnung abgerechnet.
Wer sieht welche Daten?
Vorstand bzw. Administration sieht den ganzen Verein, die Abteilungsleitung ihre Abteilung und ein Übungsleiter seine eigenen Zeiten und Abrechnungen. Teilnehmer sind nur innerhalb der Abteilung sichtbar, in der sie trainieren.
Wie behalten wir die Lizenzen unserer Übungsleiter im Blick?
Ihr hinterlegt jede Lizenz mit ihrem Gültigkeitsdatum und seht, welche demnächst auslaufen. DOSB-Lizenzen gelten höchstens vier Jahre und werden mit Fortbildungen verlängert, meist mindestens 15 Lerneinheiten; die Details regelt euer Landessportbund.
Wie kommen neue Übungsleiter in die Software?
Ihr ladet sie selbst ein und sperrt Zugänge von Ausgeschiedenen wieder, ohne uns dafür zu brauchen. Angemeldet wird per Fingerabdruck oder Gesichtserkennung, ohne weiteres Passwort.
Was passiert, wenn sich der Trainingsplan zum Halbjahr ändert?
Ihr tragt den neuen Plan mit seinem Gültigkeitszeitraum ein. Der alte bleibt für die vergangenen Monate stehen, sodass ältere Abrechnungen weiter die Zeiten zeigen, die damals galten.
Wie läuft die Einführung ab?
Wir richten euren Verein ein, übertragen eure Vergütungsordnung und sind danach ansprechbar. Am besten startet ihr mit einer Demo, in der wir den Ablauf an eurem Verein durchgehen.
Zu den Lizenzfristen: Richtlinie Lizenzierung des Sportbunds Rheinland; die Regeln eures Landessportbunds können abweichen.
Eure Übungsleiter an einem Ort?
In einer Demo zeigen wir euch die Verwaltung an eurem Verein.