Übungsleiter abrechnen – digital statt Papier
Stundenzettel sammeln, Vergütung ausrechnen, Unterschriften einholen, dreißig Überweisungen tippen: Die Übungsleiter-Abrechnung kostet Vereine jedes Quartal Abende. Hier steht, wie sie abläuft, was beim Übungsleiterfreibetrag 2026 gilt – und wie Der Digitale Verein den ganzen Weg von der Trainingsstunde bis zur Überweisung übernimmt.
Was zur Übungsleiter-Abrechnung gehört
Übungsleiter, Trainer und Betreuer bekommen für ihre Stunden im Verein meist eine Vergütung – einen festen Stundensatz, eine Pauschale pro Einheit oder beides, so wie es die Vergütungsordnung des Vereins vorsieht. Die Abrechnung verbindet drei Dinge: den Nachweis, wann und wie lange jemand trainiert hat, die Berechnung der Vergütung und die Auszahlung.
Klassisch sieht das in den meisten Vereinen so aus:
- Der Übungsleiter füllt einen Abrechnungsbogen aus, auf Papier oder als Excel-Datei.
- Die Abteilungsleitung prüft die Stunden und unterschreibt.
- Der Kassier rechnet die Vergütung nach, achtet auf den Freibetrag und überweist einzeln.
- Bogen, Unterschrift und Kontoauszug werden für die Kassenprüfung abgeheftet.
Jeder dieser Schritte hängt an einer Person, die gerade Zeit haben muss. Fehlt ein Bogen, telefoniert jemand hinterher; ändert sich ein Stundensatz, rechnet jemand alles neu. Genau diese Schritte übernimmt eine Software.
Wer dabei auch Übungsleiter, Lizenzen, Gruppen und Trainingszeiten an einer Stelle führen will: Übungsleiter-Verwaltung im Überblick →
In vier Schritten von der Stunde zur Überweisung
So läuft die Übungsleiter-Abrechnung mit Der Digitale Verein ab.
Trainingsstunden im Kalender eintragen
Du trägst deine Trainings am Smartphone oder am Rechner in einen Kalender ein, minutengenau und auch dann, wenn ein Training anders lief als geplant. Steht ein wöchentlicher Trainingsplan, zeigt die Software, welche Trainings laut Plan stattgefunden haben, aber noch fehlen.
Die Vergütung rechnet die Software aus
Auf Knopfdruck fasst die Software alle Einheiten eines Zeitraums zu einer Abrechnung zusammen und berechnet die Vergütung nach eurer Vergütungsordnung – Stundensatz, Pauschale je Einsatz oder eine Staffel nach Stundenzahl. Für jede Einheit entscheidest du, ob sie ausgezahlt oder an den Verein gespendet wird.
Einreichen ohne Unterschriftenmappe
Du bestätigst die Verzichtserklärung digital, hinterlegst einmal deine Bankverbindung und reichst die Abrechnung zur Prüfung ein. Fällt dir danach ein Fehler auf, ziehst du sie zurück, korrigierst sie und reichst sie neu ein.
Vier Augen prüfen, eine Überweisung zahlt aus
Eine Person prüft, eine andere gibt frei – ihr legt fest, wer was darf. Alles Freigegebene wird zu einer SEPA-Sammelüberweisung für euer Online-Banking. Jeder Schritt bleibt mit Person und Zeitpunkt nachvollziehbar, auch für die Kassenprüfung.
Übungsleiterpauschale 2026: 3.300 Euro steuerfrei
Seit dem 1. Januar 2026 dürfen Übungsleiter 3.300 Euro im Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei bekommen, vorher waren es 3.000 Euro. Rechtsgrundlage ist § 3 Nr. 26 EStG, im Verein meist Übungsleiterpauschale oder Übungsleiterfreibetrag genannt. Damit er greift, müssen drei Dinge zusammenkommen:
- Begünstigte Tätigkeit: ausbildend, betreuend oder anleitend – Training, Übungsleitung, Betreuung von Gruppen.
- Nebenberuflich: nicht mehr als ein Drittel einer vergleichbaren Vollzeitstelle.
- Für einen gemeinnützigen Auftraggeber: etwa einen gemeinnützigen Sportverein.
Der Betrag gilt pro Person und Jahr, nicht pro Verein. Gleichmäßig verteilt sind das 275 Euro im Monat. Wer zusätzlich ein anderes Amt im Verein hat, etwa die Kasse führt, kann dafür die Ehrenamtspauschale von 960 Euro nutzen – für dieselbe Tätigkeit gibt es aber nur eine der beiden. Was über die 3.300 Euro hinausgeht, ist steuer- und sozialversicherungspflichtig; viele Vereine kombinieren die Pauschale dann mit einem Minijob bis 603 Euro im Monat.
Den Überblick behält die Software: Im Überblick steht für jeden Übungsleiter, wie viel vom Freibetrag dieses Jahr schon abgerechnet ist und was noch offen ist.
Auszahlung oder Spende an den Verein
Viele Übungsleiter verzichten ganz oder teilweise auf ihre Vergütung und spenden sie dem Verein. Steuerlich ist das eine Aufwandsspende, für die der Verein eine Zuwendungsbestätigung ausstellen kann – wenn die Voraussetzungen stimmen:
- Der Anspruch auf die Vergütung ist vorher schriftlich vereinbart, durch Vertrag oder Satzung.
- Der Verein könnte die Vergütung auch tatsächlich bezahlen.
- Der Verzicht wird zeitnah erklärt – bei regelmäßiger Tätigkeit innerhalb eines Jahres.
In Der Digitale Verein entscheidest du für jede einzelne Einheit, ob sie ausgezahlt oder gespendet wird. Die Abrechnung weist beides getrennt aus, und den Verzicht bestätigst du beim Einreichen digital.
Papier, Excel oder Software?
| Der Digitale Verein | Excel-Liste | Papierbogen | |
|---|---|---|---|
| Stunden erfassen | im Kalender, auch am Smartphone | je Übungsleiter eine Datei | handschriftlich |
| Vergütung berechnen | automatisch nach eurer Vergütungsordnung | Formeln, die jemand pflegt | von Hand |
| Freibetrag im Blick | laufend, je Übungsleiter | wenn jemand nachhält | nein |
| Prüfen und freigeben | Vier-Augen-Freigabe in der Software | per E-Mail hin und her | Unterschrift |
| Auszahlen | eine SEPA-Sammelüberweisung | jede Überweisung einzeln | jede Überweisung einzeln |
| Fehlende Abrechnungen | automatische Erinnerung per E-Mail | Liste führen, nachtelefonieren | Liste führen, nachtelefonieren |
| Kassenprüfung | Historie mit Person und Zeitpunkt | Dateien zusammensuchen | Ordner durchsuchen |
Welche Funktionen in der kostenlosen Basis-Variante und welche in Pro enthalten sind, steht in der Funktionsübersicht.
Häufige Fragen zur Übungsleiter-Abrechnung
Wie viel darf ein Übungsleiter 2026 steuerfrei verdienen?
Seit dem 1. Januar 2026 sind 3.300 Euro im Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei (Übungsleiterfreibetrag nach § 3 Nr. 26 EStG), vorher waren es 3.000 Euro. Voraussetzung ist eine nebenberufliche Tätigkeit als Übungsleiter, Trainer oder Betreuer für einen gemeinnützigen Verein.
Gilt der Freibetrag pro Verein oder pro Person?
Pro Person und Jahr. Wer in zwei Vereinen trainiert, hat die 3.300 Euro insgesamt nur einmal. Vereine lassen sich deshalb üblicherweise schriftlich bestätigen, in welcher Höhe der Freibetrag bei ihnen in Anspruch genommen wird.
Kann man Übungsleiterpauschale und Ehrenamtspauschale kombinieren?
Ja, für verschiedene Tätigkeiten. Wer trainiert und zusätzlich die Kasse führt, kann für das Training den Übungsleiterfreibetrag und für das Kassenamt die Ehrenamtspauschale von 960 Euro nutzen. Für ein und dieselbe Tätigkeit gibt es nur eines von beiden.
Was passiert, wenn die 3.300 Euro überschritten werden?
Der Teil darüber ist steuer- und sozialversicherungspflichtig. Häufig wird die Pauschale deshalb mit einem Minijob kombiniert: Wer die 3.300 Euro gleichmäßig aufs Jahr verteilt, also 275 Euro im Monat, kann darüber hinaus bis zu 603 Euro im Monat als Minijob bekommen.
Wie oft wird eine Übungsleiter-Abrechnung gemacht?
Das legt jeder Verein selbst fest, viele rechnen quartalsweise ab. Der Digitale Verein legt nach jedem Quartal für jeden Übungsleiter die erwartete Abrechnung an und erinnert per E-Mail, sodass der Verein sieht, von wem noch etwas fehlt.
Kann ein Übungsleiter seine Vergütung an den Verein spenden?
Ja, als sogenannte Aufwandsspende. Dafür muss der Anspruch auf die Vergütung vorher schriftlich vereinbart sein, der Verein muss ihn auch bezahlen können, und der Verzicht muss zeitnah erklärt werden. Dann kann der Verein eine Zuwendungsbestätigung ausstellen. In Der Digitale Verein entscheiden Übungsleiter für jede einzelne Einheit, ob sie ausgezahlt oder gespendet wird.
Braucht die Abrechnung noch eine Unterschrift auf Papier?
In Der Digitale Verein nicht. Übungsleiter bestätigen die Verzichtserklärung beim Einreichen digital, die Freigabe erfolgt im Vier-Augen-Prinzip in der Software, und jeder Schritt ist mit Person und Zeitpunkt festgehalten. Jede Abrechnung gibt es zusätzlich als PDF zum Ablegen.
Was kostet Der Digitale Verein?
Für den ganzen Verein gibt es die Variante Pro – bucht eine Demo, dann zeigen wir euch die Software und machen euch ein Angebot. Eine kostenlose Basis-Variante für einzelne Übungsleiter ist in Vorbereitung.
Stand: Oktober 2026. Diese Seite erklärt die Regeln allgemein und ersetzt keine Steuerberatung. Quellen: Haufe zur Anhebung 2026, Minijob-Zentrale, LSB Niedersachsen zu Aufwandsspenden.
Die nächste Abrechnung digital?
In einer Demo zeigen wir euch den ganzen Ablauf an eurem Beispiel.