Übungsleiterabrechnung digital verwalten
Einfach, DSGVO-konform und papierlos
Das Training steht schon im Kalender – aus dem Trainingsplan. Antippen genügt, Datum, Zeiten und Gruppe sind vorausgefüllt.
Wir stellen vor: der digitale Verein
Von der erfassten Trainingsstunde bis zur freigegebenen Auszahlung – ein durchgängiger Ablauf statt Zettel, Excel und Unterschriftenmappe.
Optimierter Workflow
Erfassen, ändern, prüfen – volldigital und in einem Bruchteil der bisherigen Zeit. Das spart Übungsleitern wertvolle Zeit und dem Verein Geld und Nerven.
Schnell und intuitiv
Ein Klick – und ihr seid Teil unserer cloudbasierten Lösung für Vereine: einfachste Abrechnung für Übungsleiter, multispartenfähig und DSGVO-konform.
Einfach transparent
Mit einem Blick den Status quo für Verein, Vorstand und Übungsleiter überblicken – über Zeiten, Gruppen und Sparten hinweg.
Alles an einem Ort
Erfassen, abrechnen, freigeben – und jederzeit sehen, wo alles steht.
Trainingszeiten im Kalender erfassen
Trage Trainings mit wenigen Klicks direkt im Kalender ein – am Smartphone oder am Desktop. Ordne Verantwortliche und weitere Übungsleiter zu und dokumentiere die geleisteten Stunden minutengenau.
Abrechnung erstellen – Auszahlung oder Spende
Fasse alle Trainings eines Zeitraums automatisch zusammen. Entscheide je Einheit flexibel zwischen Auszahlung und Spende an den Verein – die Vergütung wird automatisch berechnet.
Rechtssicher freigeben – ganz ohne Papier
Bestätige die Verzichtserklärung digital, hinterlege dein Konto und reiche die Abrechnung zur Prüfung ein. DSGVO-konform archiviert und jederzeit nachvollziehbar – ohne Unterschriften auf Papier.
Stunden, Vergütung und Freibetrag jederzeit im Blick
Sieh auf einen Blick, was abgerechnet ist und was noch offen – und wie viel vom steuerfreien Übungsleiterfreibetrag dieses Jahr noch übrig ist. Trainings, die du noch nicht erfasst hast, stehen gleich daneben.
Was Vorstand und Kassier davon haben
Die Übungsleiter sparen Zeit. Der Verein spart die Nachfragen, die Zettelwirtschaft und die Sorge vor der nächsten Kassenprüfung.
Vier Augen, bevor Geld fließt
Ihr bestimmt, wer eine Abrechnung prüft und wer sie auszahlt – und das sind zwei verschiedene Personen. Jeder sieht jederzeit, wo eine Abrechnung gerade liegt und wer sie wann bearbeitet hat. Bei der nächsten Kassenprüfung müsst ihr nichts mehr suchen.
Eine Überweisung statt dreißig
Sind die Abrechnungen freigegeben, macht die Software daraus eine fertige Sammelüberweisung für euer Online-Banking. Hochladen, bestätigen, fertig – niemand tippt mehr eine Kontonummer ab, niemand verdreht eine Zahl.
Ihr rechnet ab wie bisher – nur ohne Rechnen
Fester Stundensatz, Pauschale pro Einsatz, für die Wettkampfbetreuung ein anderer Satz als fürs Training, eine Pauschale die mit der Stundenzahl steigt: Was in eurer Vergütungsordnung steht, tragt ihr einmal ein. Danach rechnet die Software für jeden richtig – und niemand muss es nachrechnen.
Das Hinterhertelefonieren übernimmt die Software
Ist der Abrechnungszeitraum vorbei, bekommt jeder Übungsleiter von selbst eine E-Mail, dass seine Abrechnung dran ist. Und ihr seht auf einen Blick, von wem noch etwas fehlt – ganz ohne eine eigene Liste zu führen.
Eure Daten liegen für sich allein
Die Daten eures Vereins liegen bei uns getrennt von denen aller anderen Vereine – nicht bloß durch eine Einstellung auseinandergehalten, sondern von vornherein an einem eigenen Ort. Anmelden könnt ihr euch per Fingerabdruck oder Gesichtserkennung, ganz ohne Passwort.
Plan geändert – alte Abrechnungen stimmen trotzdem
Zum Halbjahr neue Trainingszeiten? Ihr tragt den neuen Plan ein, der alte bleibt für die vergangenen Monate stehen. Wer später in eine Abrechnung vom letzten Jahr schaut, sieht die Zeiten, die damals gegolten haben.
Eine Abteilung auf einen Blick: was freigegeben ist, was noch auf Freigabe wartet, von wem noch etwas fehlt – und alles Freigegebene wandert mit einem Klick in die Sammelüberweisung.
Welche Variante passt zu euch?
Die Basis-Variante ist für einzelne Übungsleiter gedacht, Pro für den ganzen Verein. Pro enthält alles aus der Basis-Variante.
Basis
kostenlosin VorbereitungFür Übungsleiter, deren Verein (noch) nicht dabei ist: eigene Trainingszeiten erfassen, Abrechnung als PDF erzeugen und den Übungsleiterfreibetrag im Blick behalten – ohne dass jemand etwas einrichten muss.
Pro
für den ganzen VereinDer ganze Ablauf vom erfassten Training bis zur SEPA-Sammelüberweisung: eure Vergütungsordnung, Abteilungen, Rollen, Freigabe im Vier-Augen-Prinzip und eine Historie, die jeder Kassenprüfung standhält.
Demo buchenZeiterfassung und Planung 8
- In Basis enthaltenIn Pro enthaltenTrainings im Kalender erfassenAm Smartphone wie am Rechner, minutengenau und auch abweichend von der Planung.
- In Basis enthaltenIn Pro enthaltenWöchentlicher TrainingsplanWochentag, Uhrzeit, Dauer und Ort je Trainingsgruppe – daraus entstehen die Trainingstermine von selbst.
- In Basis enthaltenIn Pro enthaltenÜberschneidungen werden erkanntSchon beim Eintragen meldet die Software, wenn sich zwei Einträge zeitlich in die Quere kommen.
- In Basis enthaltenIn Pro enthaltenNoch nicht erfasste TrainingsWas laut Plan stattgefunden hat, aber noch nicht erfasst ist, steht auf der Startseite.
- Nicht in Basis enthaltenIn Pro enthaltenTrainingspläne mit GültigkeitszeitraumZum Halbjahr einen neuen Plan eintragen – der alte bleibt für die vergangenen Monate stehen, damit alte Abrechnungen stimmen.
- Nicht in Basis enthaltenIn Pro enthaltenMehrere Übungsleiter je TrainingWer vertritt oder gemeinsam betreut, rechnet dieselbe Einheit mit ab.
- Nicht in Basis enthaltenIn Pro enthaltenTätigkeiten neben dem TrainingWettkampfbetreuung, Lehrgänge, Sitzungen – mit Tätigkeitsarten, die ihr je Abteilung selbst festlegt.
- Nicht in Basis enthaltenIn Pro enthaltenFerien und Feiertage im KalenderNach dem Bundesland eures Vereins eingeblendet, damit beim Planen gleich sichtbar ist, wann kein Training stattfindet.
Abrechnung 9
- In Basis enthaltenIn Pro enthaltenAbrechnung auf KnopfdruckAlle erfassten Einheiten eines Zeitraums werden automatisch zu einer Abrechnung zusammengefasst.
- In Basis enthaltenIn Pro enthaltenFester StundensatzEin Stundensatz genügt – die Vergütung rechnet die Software aus.
- In Basis enthaltenIn Pro enthaltenAbrechnung als PDFJede Abrechnung als fertiges Dokument zum Ablegen, Ausdrucken oder Weiterreichen.
- In Basis enthaltenIn Pro enthaltenÜbungsleiterfreibetrag im BlickWie viel vom steuerfreien Jahresbetrag schon ausgeschöpft ist – das Abgerechnete und das noch Offene getrennt ausgewiesen.
- Nicht in Basis enthaltenIn Pro enthaltenEure Vergütungsordnung statt eines StundensatzesStundensätze und Pauschalen, je Tätigkeitsart verschieden und nach Stundenzahl gestaffelt. Einmal eintragen, danach rechnet die Software für jeden richtig.
- Nicht in Basis enthaltenIn Pro enthaltenAuszahlung oder Spende je EinheitÜbungsleiter entscheiden für jede einzelne Einheit, was ausgezahlt und was an den Verein gespendet wird.
- Nicht in Basis enthaltenIn Pro enthaltenVereinslogo auf der AbrechnungDas PDF trägt euer Logo statt unseres.
- Nicht in Basis enthaltenIn Pro enthaltenErwartete AbrechnungenNach Quartalsende legt die Software für jeden Übungsleiter an, was noch aussteht – ihr seht sofort, von wem etwas fehlt.
- Nicht in Basis enthaltenIn Pro enthaltenErinnerung per E-MailIst der Abrechnungszeitraum vorbei, bekommt jeder Übungsleiter von selbst eine Nachricht. Niemand muss hinterhertelefonieren.
Prüfen, freigeben, auszahlen 8
- Nicht in Basis enthaltenIn Pro enthaltenDigitale VerzichtserklärungÜbungsleiter bestätigen sie beim Einreichen – ohne Unterschrift auf Papier und ohne Unterschriftenmappe.
- Nicht in Basis enthaltenIn Pro enthaltenBankverbindung hinterlegenDie IBAN wird einmal hinterlegt und auf Gültigkeit geprüft, statt sie jedes Mal abzutippen.
- Nicht in Basis enthaltenIn Pro enthaltenVier Augen, bevor Geld fließtWer prüft und wer auszahlt, legt ihr je Abteilung fest – und das sind zwei verschiedene Personen.
- Nicht in Basis enthaltenIn Pro enthaltenStatus jederzeit sichtbarEingereicht, geprüft, überwiesen: jeder sieht, wo eine Abrechnung gerade liegt.
- Nicht in Basis enthaltenIn Pro enthaltenLückenlose HistorieWer wann welchen Schritt gemacht hat, steht an der Abrechnung – bei der nächsten Kassenprüfung müsst ihr nichts suchen.
- Nicht in Basis enthaltenIn Pro enthaltenZurückziehen und korrigierenEine eingereichte Abrechnung lässt sich zurückziehen, berichtigen und erneut einreichen.
- Nicht in Basis enthaltenIn Pro enthaltenSEPA-SammelüberweisungAlle freigegebenen Abrechnungen als fertige Datei fürs Online-Banking – eine Überweisung statt dreißig.
- Nicht in Basis enthaltenIn Pro enthaltenSammel-PDF mehrerer AbrechnungenMehrere Abrechnungen in einem Dokument, etwa für die Buchhaltung oder den Kassenbericht.
Übungsleiter und Trainingsgruppen 5
- In Basis enthaltenIn Pro enthaltenEigene TrainingsgruppenGruppen anlegen, benennen und farblich auseinanderhalten.
- Nicht in Basis enthaltenIn Pro enthaltenÜbungsleiter verwaltenStammdaten, Kontakt und Zugang aller Übungsleiter des Vereins an einer Stelle.
- Nicht in Basis enthaltenIn Pro enthaltenVerantwortliche je TrainingsgruppeWer eine Gruppe führt und wer sie vertritt – daraus ergibt sich, wer was sehen und erfassen darf.
- Nicht in Basis enthaltenIn Pro enthaltenLizenzen und QualifikationenÜbungsleiterlizenzen mit Gültigkeitsdatum hinterlegen und sehen, welche demnächst auslaufen.
- Nicht in Basis enthaltenIn Pro enthaltenEinsatz in mehreren AbteilungenEin Übungsleiter kann in mehreren Abteilungen aktiv sein – mit je eigener Vergütung.
Teilnehmer und Anwesenheit 3
- Nicht in Basis enthaltenIn Pro enthaltenTeilnehmer je TrainingsgruppeName und Jahrgang, sichtbar nur innerhalb der eigenen Abteilung.
- Nicht in Basis enthaltenIn Pro enthaltenAnwesenheitsprotokollDirekt in der Halle am Smartphone festhalten, wer da war.
- Nicht in Basis enthaltenIn Pro enthaltenAuslastung der TrainingsgruppenDie durchschnittliche Anwesenheit über das letzte Jahr, je Gruppe und Training für Training.
Verein und Verwaltung 5
- Nicht in Basis enthaltenIn Pro enthaltenMehrere AbteilungenTurnen, Fußball, Leichtathletik – jede mit eigenen Übungsleitern, Tätigkeitsarten und Vergütungssätzen.
- Nicht in Basis enthaltenIn Pro enthaltenRollen und RechteVorstand, Abteilungsleitung und Übungsleiter sehen jeweils genau das, was sie angeht.
- Nicht in Basis enthaltenIn Pro enthaltenZugänge selbst anlegenNeue Übungsleiter einladen, ausgeschiedene sperren – ohne uns dafür zu brauchen.
- Nicht in Basis enthaltenIn Pro enthaltenAbteilung auf einen BlickAlle Abrechnungen einer Abteilung auf einem Schirm: freigegeben, in Prüfung, noch ausstehend.
- Nicht in Basis enthaltenIn Pro enthaltenVereinslogo und StammdatenLogo und Bundesland einmal hinterlegen – beides wirkt im ganzen Verein.
Zugang, Sicherheit und Datenschutz 5
- In Basis enthaltenIn Pro enthaltenLäuft im BrowserNichts zu installieren und nichts zu aktualisieren. Am Smartphone lässt sich die App auf den Startbildschirm legen.
- In Basis enthaltenIn Pro enthaltenDSGVO-konformErhoben wird nur, was für die Abrechnung nötig ist – und nichts davon geht an Dritte.
- Nicht in Basis enthaltenIn Pro enthaltenAnmeldung ohne PasswortPer Fingerabdruck oder Gesichtserkennung anmelden, statt sich ein weiteres Passwort zu merken.
- Nicht in Basis enthaltenIn Pro enthaltenEigene Datenbank je VereinEure Daten liegen von vornherein an einem eigenen Ort – nicht bloß durch eine Einstellung von denen anderer Vereine auseinandergehalten.
- Nicht in Basis enthaltenIn Pro enthaltenEinrichtung und BegleitungWir richten euren Verein ein, übertragen eure Vergütungsordnung und sind danach ansprechbar.
Der Funktionsumfang der kostenlosen Basis-Variante steht noch nicht endgültig fest. Fehlt euch etwas – sagt es uns in der Demo.
Bereit für den digitalen Verein?
Spare Zeit in der Verwaltung und konzentriere dich auf den Sport.